Saber cómo priorizar el trabajo puede impulsarlo al éxito. Todos los proyectos necesitan una lista en la que se jerarquicen de manera clara los pasos y objetivos. Y más especialmente cuando cada tarea parece ser la prioridad número 1. Puede contar con proyectos, por muy bien planificados que estén, que impliquen órdenes de cambio, repriorización y la aparición regular de sorpresas. Es solo el orden natural de las cosas. La priorización es el proceso de determinar el nivel de importancia y urgencia de una tarea. Es una habilidad clave para cualquier profesional y es absolutamente esencial que los
líderes de proyecto la dominen. Para ayudarlo a administrar la carga de trabajo de su equipo y cumplir con los plazos a tiempo, aquí hay 5 pasos para priorizar proyectos:
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Recopile una lista de todas sus tareas.
Reúna todo lo que podría considerar hacer en un día. No se preocupe por el pedido o la cantidad de artículos por adelantado. Esto le ayudará a enmarcar cómo y cuándo distribuir su tiempo sabiamente.
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Identificar lo urgente frente a lo importante.
El siguiente paso es ver si tiene alguna tarea que requiera atención inmediata. Estamos hablando de un trabajo que, si no se completa al final del día o en las próximas horas, tendrá consecuencias negativas. Asigne tiempo para priorizar sus tareas más urgentes a primera hora. La priorización basada en la urgencia también alivia parte del estrés cuando se acerca un plazo ajustado o demandas de carga de trabajo de alta presión.
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Evalúe el valor de sus tareas.
Eche un vistazo a su trabajo importante e identifique lo que tiene el mayor valor para su negocio y organización. Como práctica general, desea reconocer exactamente qué tipos de tareas son críticas y tienen máxima prioridad sobre las demás. Las prioridades críticas son sensibles al tiempo y de alto valor. Estas incluyen tareas relacionadas con crisis o plazos estrictos de los clientes. Las tareas de alto valor que no son urgentes deben considerarse de alta prioridad. Son tareas que implican pensar, planificar y colaborar. Las prioridades medias pueden ser sensibles al tiempo pero no de alto valor. Las reuniones, las comunicaciones por correo electrónico y la organización de proyectos pueden entrar en esta categoría. Los proyectos y tareas de baja prioridad son aquellos que no son sensibles al tiempo y no tienen un alto valor. Puede impulsar estas prioridades más adelante en la semana o dejarlas por completo.
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Ordene las tareas por esfuerzo estimado.
Si tiene tareas que parecen empatar en cuanto a prioridad, verifique sus estimaciones y comience con la que crea que requerirá más esfuerzo para completar. Los expertos en productividad sugieren la táctica de comenzar primero con la tarea más larga. Pero, si sientes que no puedes concentrarte en tus proyectos más importantes antes de terminar la tarea más corta, sigue tu instinto y hazlo. Puede ser motivador tachar una pequeña tarea de la lista antes de sumergirse en aguas más profundas.
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Sea flexible y adaptable.
La incertidumbre y el cambio se dan. Sepa que sus prioridades cambiarán y, a menudo, cuando menos lo espere. Así que planifique para lo inesperado. Pero, y aquí está el truco, también desea concentrarse en las tareas que se comprometió a completar. Mientras trabaja en tales tareas, intente pronosticar otros requisitos del proyecto que seguirán sus prioridades para que pueda prepararse mejor para lo que se avecina.
