Las habilidades deficientes en la gestión del tiempo pueden resultar en plazos incumplidos, clientes insatisfechos y mayores costos de horas extra. Para ayudar a evitar costos innecesarios de horas extra y mejorar el desempeño, aquí hay 10 técnicas de gestión del tiempo para compartir con sus empleados:
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Planifique y establezca metas
Los supervisores deben trabajar con sus empleados para establecer metas diarias, semanales y mensuales. Para cada objetivo, establezca un cronograma para su finalización y divida el objetivo en asignaciones pequeñas y manejables. Considere proporcionar a los empleados herramientas de administración de tareas, como calendarios en línea, programas de administración de proyectos o una lista simple de tareas pendientes.
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Priorizar
Ayude a los empleados a evaluar sus responsabilidades en función de la importancia y la urgencia y anímelos a completar primero las tareas con la más alta prioridad. Este proceso requiere una comunicación eficaz entre el empleado y su supervisor para garantizar que las prioridades estén alineadas correctamente con los objetivos del departamento y de la empresa.
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Organizar
Cada minuto perdido debido a un archivo, herramienta o documento extraviado es un minuto que podría haberse dedicado a completar una tarea. Enfatice la importancia de un espacio de trabajo organizado para ayudar a maximizar la eficiencia.
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Optimización
Evalúe los procesos y procedimientos con regularidad para asegurar la eficiencia. Los gerentes deben tener discusiones periódicas con sus empleados para conocer los métodos más eficientes para completar sus responsabilidades laborales.
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Delegar
La delegación adecuada puede garantizar que se asignen las tareas adecuadas a las personas adecuadas. Pero, delegar es más que simplemente asignar una tarea. Los gerentes deben explicar las tareas del trabajo a fondo, trabajar con sus empleados para desarrollar un plan para completar la tarea, monitorear el progreso y proporcionar los recursos y el apoyo necesarios para alcanzar las metas asignadas.
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Dedique tiempo al trabajo menos placentero.
Es parte de la naturaleza humana procrastinar a veces, especialmente cuando se presenta una tarea difícil o indeseable. Para ayudar a los empleados a mantenerse concentrados, divida los proyectos grandes en partes más pequeñas y programe un tiempo específico (como el comienzo de la jornada laboral) para los proyectos más grandes o más desagradables.
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Maneje las comunicaciones.
Para los empleados con una fecha límite ajustada, responder llamadas telefónicas y correos electrónicos puede ser una distracción. Considere establecer pautas para responder a este tipo de
comunicaciones. Por ejemplo, cuando los empleados tienen una fecha límite ajustada, pídales que revisen el correo de voz y el correo electrónico a intervalos establecidos y respondan primero a las comunicaciones urgentes. Todas las demás comunicaciones se pueden suspender hasta que se hayan completado los proyectos importantes.
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Evite las interrupciones
Siempre que sea posible, programe las tareas laborales importantes para una parte del día en que haya menos interrupciones. Por ejemplo, si un empleado es el primero en llegar a la oficina por la mañana, este puede ser un buen momento para trabajar en tareas que requieren más concentración. Además, recuerde a los empleados que las interrupciones son inevitables y, para fines de planificación, deben permitir un poco de tiempo adicional para las interrupciones inesperadas.
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Programe tareas para obtener el máximo rendimiento
Si es posible, el trabajo exigente física o mentalmente debe programarse para cuando los trabajadores estén en su máximo rendimiento. Esto puede variar según el empleado. Anime a los empleados a considerar cuándo tienen más energía y pídales que se concentren en proyectos más grandes o más importantes durante ese tiempo.
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Asegure el equilibrio adecuado
No importa qué tan bien los empleados administren su tiempo en el trabajo, es poco probable que se desempeñen al máximo si regresan al trabajo todos los días estresados o sin energía. Anime a los empleados a tomar descansos regulares a lo largo del día y considere un programa de bienestar que fomente hábitos saludables. La gestión del tiempo es importante para cualquier empresa. Brinde a sus empleados la capacitación y las herramientas que necesitan para optimizar su desempeño.
